Czynsze - Rozrachunki
Opis i wdrożenie.

Wstęp

Moduł czynszowy pozwala na generowanie należności oraz prowadzenie ewidencji płatności z dokładnością do karty czynszowej oraz miesiąca i roku księgowego – analiza na poziomie kont czynszowych.

W dobie aktualnego rozwoju potrzeb taki poziom analizy może okazać się niewystarczający. W szczególności, gdy pojawiają się kwestie sporne, np. windykacja należności ciągnąca za sobą sprawy sądowe.

Aby umożliwić bardziej precyzyjną analizę można połączyć podstawową funkcjonalność modułu Czynsze z podmodułem rozrachunkowym.

Rozrachunki pozwalają na zarządzanie, kontrolę, śledzenie i analizę płatności należności kontrahentów wobec firmy na poziomie pojedynczych dokumentów naliczeniowych (faktur, rachunków etc.).

Obieg dokumentów

Należności i wpłaty czynszowe „spotykają się” w rozrachunkach. Poniższy schemat przedstawia wizualnie przepływy danych:

W czynszach tworzone są naliczenia czynszu oraz wprowadzane są wpłaty.

Naliczenia (Faktury, Rachunki, ujemne Rozliczenia, ujemne Korekty) w skutek księgowania tworzą rozrachunki. Każdy dokument czynszowy jest powiązany z jednym rozrachunkiem dotyczącym tego dokumentu i opatrzony symbolem złożonym z typu, numeru i roku.

Wpłaty (Bankowe, Kasowe, dodatnie Rozliczenia, dodatnie Korekty, dokumenty PK) w skutek księgowania tworzą „dokumenty kasowe” w module Kasa/Bank. Jest to działanie niezbędne do dalszego wiązania wpłat z rozrachunkami.

Samodzielny moduł Kasa/Bank umożliwia również import raportów do dokumentów czynszowych. Jeżeli w firmie funkcjonuje Kasa lub wyciągi bankowe są wprowadzane przez moduł Kasa/Bank – ta funkcja umożliwia odzwierciedlenie wpłat w module Czynsze.

Dokumenty kasowe podlegają „rozliczaniu” czyli przypisywaniu poszczególnych kwot do konkretnych rozrachunków. Rozliczaniu podlegają wszystkie dokumenty kasowe – zarówno te zaksięgowane z Czynszów, jak i wprowadzone bezpośrednio w module Kasa/Bank.

Konfiguracja

Założeniem początkowym jest skonfigurowany poprawnie moduł Czynsze. Przed rozpoczęciem pracy z rozrachunkami czynszowymi należy przejść przez kilka kroków konfiguracji.

Czynsze

Konfiguracja od strony czynszów jest niezbędna do prawidłowego generowania rozrachunków oraz stanowi podstawę do generowania realizacji.

• Data wprowadzenia rozrachunków – data, począwszy od której moduł czynszowy ma tworzyć rozrachunki.
  Narzędzia / Parametry systemu
  
  
  
  
• Konta czynszowe powiązane z rozrachunkami – zaznaczenie opcji „Rozrachunki” w definicji konta czynszowego jest warunkiem koniecznym utworzenia rozrachunku lub realizacji na podstawie dokumentu czynszowego.
  Narzędzia / Słowniki / Konta
  
  
  
  Opcjonalne określenie konta FK pozwoli na rozdzielenie rozrachunków i wpłat wg określonego kryterium księgowego. Analogiczne określenie konta pojawia się przy definicji wpłat automatycznych (patrz niżej).
  
  
• BO rozrachunków – w przypadku, gdy moduł czynszowy pracował przed datą wprowadzenia rozrachunków, należy wykonać funkcję „BO rozrachunków”. Funkcja wylicza saldo kont „rozrachunkowych” dla każdego kontrahenta i zapisuje w formie rozrachunku do rozliczenia celem zachowania ciągłości historii rozliczeń.
  Narzędzia / Funkcje administratora / BO rozrachunków
  
  
  W razie konieczności funkcja pozwala usunąć utworzone rozrachunki, przeliczyć lub utworzyć stan początkowy na nowo w razie, gdyby pojawiły się poprawki we wcześniejszych miesiącach.
  
  
• Kasa PK wpłat automatycznych – niezbędna do prawidłowego generowania realizacji rozrachunków, w tym do pełnej automatyzacji procesu rozliczeń.
  Narzędzia / Funkcje administratora / Kasy PK wpłat automatycznych
  
  
  Należy dopisać pozycję typu „PK” jak poniżej:
  
  
  Na zakładce „Rozszerzone” należy wypełnić okres aktywności kasy automatycznej. Najczęściej początkiem będzie „Data wprowadzenia rozrachunków”, zaś nieokreślony koniec (zero) będzie oznaczać bezterminowość.
  
  
  Zakładkę „FK” zostawiamy bez zmian, zaś na zakładce „Czynsze” wypełniamy pozycję „Wpłata czynszu” operacją kasową powiązaną z Czynszami i z Rozrachunkami:
  
  
  Operację wybieramy ze słownika. W przypadku braku odpowiedniej operacji, należy dopisać pozycję:
  
  
  Dopisywana pozycja musi mieć zaznaczone „Przesłanie danych do systemu czynsze” oraz „Współpraca z rozrachunkami”.
  Opcjonalne Konto w systemie FK pozwala na rozdzielenie wpłat wg określonego kryterium księgowego (patrz również definicja konta czynszowego powyżej).
  
  

Nadzorca

• Z poziomu modułu nadzorca ustawiamy globalne parametry modułów FK i Kasa/Bank:
  
  
  
  „Domyślna stawka odsetkowa (ID)” – ustawienie jest niezbędne do poprawnego generowania szczegółów naliczania odsetek na wydrukach not odsetkowych i wezwań do zapłaty. Najczęściej będzie to podstawowa stawka o identyfikatorze 1 (jak w słowniku poniżej).
  
  
  
  „Pozycja dokumentu kasowego/bankowego (domyślnie)” – ustawienie pozwala na określenie domyślnego zachowania aplikacji względem pozycji dokumentów kasowych podczas manualnego dopisywania pozycji dokumentów (np. funkcja czynszowa Dokumenty / Ewidencja płatności). O domyślnym zachowaniu księgowanych wpłat czynszowych decyduje ustawienie konta czynszowego – w przypadku konta rozrachunkowego pozycja będzie podlegać rozliczeniu, w przypadku konta nie związanego z rozrachunkami pozycja będzie zyskiwać status „nie podlega rozliczaniu”.

Rozrachunki

Rozrachunki czynszowe powstają podczas księgowania paczek/dokumentów czynszowych z paczek typu Naliczenia, Windykacja, Rozliczenia (tylko ujemne dokumenty) i Korekty (tylko ujemne dokumenty).

Wyksięgowanie paczki/dokumentu nie usuwa rozrachunku. Jednak ponowne zaksięgowanie paczki/dokumentu uzupełnia/poprawia dane wcześniej utworzonych rozrachunków. Usunięcie paczki skutkuje usunięciem rozrachunków, przy czym usuwanie będzie blokowane w sytuacji, gdy dany rozrachunek ma dowiązane realizacje.

Poszczególne cechy rozrachunku są pochodną odpowiednich cech dokumentu czynszowego:

Przeglądanie rozrachunków możliwe jest na trzech poziomach:

• Ogólny przegląd rozrachunków (menu Dokumenty / Rozrachunki)
  
  
  
  
• Przegląd imienny (menu Dokumenty / Rozrachunki wg kontrahentów)
  
  
  
  
• Przegląd wg karty czynszowej (dostępny z poziomu karty czynszowej – opcja [Rozrachunki])
  
  
  
  

Wpłaty

Wpłaty czynszowe podczas księgowania generują bezpośrednio dokumenty w module Kasa/Bank. Raporty powstają w ustalonej domyślnej „kasie PK wpłat automatycznych”. W skutek tego każda wpłata czynszowa ma swój odpowiednik po stronie obrotu gotówką systemu.

Jako wpłaty czynszowe traktowane są paczki typu Wpłaty bankowe, Wpłaty kasowe, PK oraz dodatnie Rozliczenia i dodatnie Korekty. Każdej paczce „wpłat” odpowiada jeden raport w kasie wpłat automatycznych.

Po pomyślnym zaksięgowaniu system podejmuje próbę automatycznego powiązania wpłat z rozrachunkami tworząc realizacje. W przypadku, gdy nie ma możliwości rozliczyć danej wpłaty, pozostaje ona w puli tzw. „pozycji nierozliczonych” i może zostać „rozliczona” w dowolnym momencie w przyszłości (np. w momencie, gdy pojawi się rozrachunek z faktury na nowy miesiąc).

Poszczególne cechy dokumentu kasowego i pozycji dokumentu kasowego są pochodną cech dokumentu czynszowego:

Realizacje

Realizacje stanowią sztywne połączenie poszczególnych wpłat z rozrachunkami. Każdej wpłacie może odpowiadać dowolna liczba realizacji, przy czym suma realizacji nie może przekroczyć kwoty wpłaty.

W sytuacji, gdy suma realizacji równa się kwocie wpłaty, mówimy o niej, że jest „rozliczona”. W każdej innej sytuacji wpłata jest „nierozliczona”. Wyjątkiem jest stan trzeci wpłaty – „nie podlegająca rozliczaniu”. Wpłat takich nie można rozdzielać na realizacje rozrachunków.

Każda „nierozliczona” wpłata czeka na rozliczenie i dostępna jest z poziomu przeglądu operacji nierozliczonych z poziomu menu (Dokumenty / Przegląd operacji nierozliczonych) lub z poziomu karty czynszowej (Wpłaty nierozliczone).

Każdy rozliczony rozrachunek nie posiadający blokady „Bez odsetek” w momencie rozliczania ma naliczane odsetki na dzień końcowego rozliczenia należności podstawowej.

Kompensaty

Kompensaty służą bilansowaniu rozrachunków nadpłaconych i niedopłaconych. Podczas rozliczania wpłat istnieje możliwość „nadpłacenia” rozrachunku, czyli związania z nim kwoty wpłaty wyższej, niż wymagana do zapłaty. W takiej sytuacji wpłata jest rozliczona, zaś rozrachunek staje się nadpłacony.

Mechanizm kompensaty umożliwia manualne parowanie nadpłat i niedopłat jak również udostępnia mechanizm automatycznie bilansujący rozrachunki w ramach pojedynczych kontrahentów.

Kompensaty dostępne są w module Kasa/Bank i stanowią rozszerzenie możliwości zarządzania wpłatami kontrahentów od strony rozrachunkowej.

Kompensaty grupowane są w raporty kompensatowe analogicznie jak raporty kasowe czy wyciągi bankowe. Menu: Operacje / Kompensaty:

Każdy raport może zawierać dowolną liczbę dokumentów kompensujących rozrachunki pojedynczych kontrahentów:

Typowym działaniem jest wykonanie automatycznej kompensaty na aktualną datę systemową (przycisk [Dopisz]):

Istnieje również możliwość manualnego dopisywania kompensat dokument po dokumencie, pozycja po pozycji łącząc dostępne nadpłaty i niedopłaty wg planu operatora:

Odsetki

Od rozrachunków przeterminowanych i nierozliczonych lub też rozliczonych po terminie zapłaty istnieje możliwość liczenia odsetek. Naliczanie można przeprowadzać seryjnie (menu Operacje / Naliczanie odsetek / Odsetki w rozrachunkach), dla wybranego kontrahenta z poziomu przeglądu wg kontrahentów lub z okna rozrachunków karty czynszowej:

Zakres naliczania odsetek:

• Rozliczone – tylko rozrachunki rozliczone w zadanym okresie. Data odsetek zostaje wybrana automatycznie na podstawie ostatniej zapłaty.
• Nierozliczone – tylko rozrachunki nie rozliczone do zadanej daty. Data odsetek określana manualnie.
• Wszystkie – przeliczanie odsetek we wszystkich rozrachunkach.

Zaawansowane – filtr wyrażeniowy pozwalający zawęzić zbiór rozrachunków do przeliczenia.

Stawka określa słownikową stawkę odsetek. Najczęściej będzie to podstawowa stawka ustawowa.

Wydruki

Wykaz rozrachunków

Z poziomu przeglądu rozrachunków dostępny jest wydruk „Wykaz rozrachunków”. Funkcja umożliwia analizę rozrachunków i realizacji pod rozmaitymi kątami – chronologicznie, wg kontrahentów, wg różnorodnych innych zadanych kryteriów:

Przykładowy wydruk analityczny rozrachunków:

Wezwania do zapłaty i Noty odsetkowe

W przypadku, gdy kontrahent posiada nierozliczone w terminie rozrachunki, może zaistnieć potrzeba wystosowania „Wezwania do zapłaty”. W przypadku, gdy rozrachunki zostały uregulowane po terminie istnieje możliwość wezwania do uregulowania powstałych odsetek za pomocą „Noty odsetkowej”. Obydwie funkcjonalności udostępnia opcja [Nota]:

W przypadku druku pisma z odsetkami do wydruku dołączone są tabele uszczegóławiające metodę liczenia odsetek.

Istnieje możliwość wprowadzenia własnej treści tekstu wiodącego oraz stopki wydruku.

---