Umowy
FK / Menu / Rejestry / Rejestr umów

Wprowadzenie

Firma podpisała umowę z innym podmiotem na świadczenie usługi na czas nieokreślony, raz w miesiącu, w miesiącach letnich, na określoną kwotę. Za każdy miesiąc należy wystawić fakturę VAT. Mechanizm umów pozwala na półautomatyzację wystawiania takich i podobnych dokumentów w rejestrze sprzedaży.

Panel funkcji umów

Dostęp: FK / Menu / Rejestry / Rejestr umów.

1. Rejestr umów - przegląd i edycja umów.

2. Przetwarzanie - generowanie dokumentów do rejestru sprzedaży na podstawie umów.

1. Rejestr umów

Przegląd rejestru umów służy do zarządzania definicjami umów w systemie. Pozwala na dopisywanie nowych umów oraz modyfikację, lub usuwanie istniejących.

Okno przeglądu umów

1. Filtr kontrahentów - pozwala zawęzić listę umów do wybranych kontrahentów.

2. Filtr grup - pozwala zawęzić listę umów do wybranych grup.

3. Lista umów.

4. Dopisz/Popraw/Usuń/Podgląd - przyciski służące do edycji danych nagłówka umowy.

5. Szczegóły - otwiera okno edycji pozycji umowy.

6. Symulacja - otwiera okno, na którym można testować przygotowaną umowę.

7. Podgląd informacji o wybranej umowie - numer umowy, numer kontrahenta, dane adresowe kontrahenta oraz opis umowy.

Formularz edycji umowy

1. Kontrahent - należy określić kontrahenta, dla którego będą wystawiane dokumenty w rejestrze sprzedaży.

2. Numer umowy - pole identyfikujące umowę papierową.

3. Okres trwania umowy - określa okres od-do, w którym system ma generować dokumenty na podstawie umowy. Data końcowa jest opcjonalna - nie podanie tej daty oznacza umowę na czas nie określony.

4. Właściwości dokumentu rejestru:

       a) Dni płatności - określa termin płatności względem daty wystawienia dokumentu,

       b) Typ wystawianego dokumentu - należy wybrać typ rejestru ze słownika typów rejestrów FK,

       c) Numer rejestru - jeśli firma prowadzi wiele rejestrów, należy wprowadzić odpowiedni numer.

5. Pro forma - należy zaznaczyć, jeśli dokument ma być generowany jako pro forma.

6. JPK V7 procedury - jeśli wystawiane dokumenty powinny zawierać znaczniki procedur JPK, należy je wskazać.

7. Grupa - pozwala określić grupę, do której przynależy umowa. Grupy służą porządkowaniu umów z punktu widzenia operatora systemu.

8. Konto bankowe na fakturze - określa numer konta bankowego admg, który będzie drukowany na fakturze.

9. Schemat księgowania FK - opcjonalny schemat księgowania rejestru VAT.

10. Opis - tekstowy opis umowy, opcjonalny.

Szczegóły - pozycje umowy

Każdy dokument rejestru sprzedaży składa się z nagłówka oraz pozycji. Struktura umów jest analogiczna - za tworzenie pozycji dokumentu rejestru odpowiadają pozycje umowy.

1. Informacja o wybranej umowie.

2. Lista pozycji umowy.

3. Dopisz/Popraw/Usuń/Podgląd - edycja pozycji umowy.

Formularz edycji pozycji umowy

Jedna pozycja umowy odpowiada jednej pozycji generowanej w dokumencie rejestru.

1. Opis techniczny - opcjonalny opis zasady funkcjonowania pozycji.

2. Okres - opcjonalne określenie okresu generowania danej pozycji - okres ten funkcjonuje niezależnie od okresu obowiązywania umowy, jednak jest automatycznie ograniczany okresem umowy podczas generowania dokumentów.

3. Stawka VAT - określenie stawki VAT generowanej pozycji oraz ewentualnie przyczyny zwolnienia z VAT w przypadku stawki VAT zw.

4. Cykl - określa miesiące, w których ma być generowana pozycja.

5. Nazwa, Ilość, Cena, Jm., PKWiU - wzory do tworzenia pozycji dokumentu. Można wpisać wartość bezpośrednio, lub określić za pomocą wyrażenia poprzedzając znakami E#.

6. Określenie słownikowego towaru/usługi oraz opcja GTU - pozwala wybrać ze słownika towarów i usług istniejącą w systemie pozycję. Zaleca się słownikowanie pozycji towarów/usług często występujących na dokumentach. Jeśli słownikowy towar/usługa posiada określone GTU, zostanie ono przepisane do definicji pozycji. W przypadku, gdy towaru/usługi nie ma w słowniku i nie chcemy dodawać nowego, można GTU określić bez korzystania ze słownika towarów i usług.

Zakładka [Konta FK] umożliwia określenie kont FK do dekretu w księdze głównej. Pola te odpowiadają analogicznym polom funkcjonującym w rejestrze sprzedaży.

Okno dialogowe opcji 4. Cykl - pozwala ustalić miesiące, w których generowana jest pozycja dokumentu.

Znaczniki z lewej strony pozwalają na wybranie miesięcy.
Przyciski z prawej strony pozwalają szybko odpowiednio zaznaczyć miesiące.

Symulacja

Symulacja umożliwia podgląd pozycji dokumentu, jakie będą wygenerowane w wybranym miesiącu.

1. Informacja o wybranej umowie.

2. Data, na którą generowane są pozycje.

3. Lista wygenerowanych pozycji.

4. Drukowanie lub eksport do Excela.

2. Przetwarzanie

Okno przetwarzania służy do generowania dokumentów rejestru sprzedaży na podstawie wprowadzonych umów.

Okno otwiera się dla bieżącej administracji oraz miesiąca księgowego.

Aby przygotować dokumenty, należy użyć przycisku [4. Przygotuj].

Opis funkcji okna:

1. Sortowanie - opcje sortowania listy przygotowanych dokumentów.

2. Filtr wg grup.

3. Lista przygotowanych dokumentów. Dokumenty oznaczone zielonym haczykiem zostaną zapisane do rejestru.

4. Przygotuj - powoduje wygenerowanie listy dokumentów.

5. Zaznacz/Odznacz - przyciski pozwalają szybko zaznaczyć/odznaczyć wszystkie dokumenty na liście. Oprócz tego zaznaczać można bezpośrednio na liście - informacja o metodach zaznaczania znajduje się w pasku statusu aplikacji.

6. Lista pozycji wybranego dokumentu.

7. Zapisz - powoduje zapisanie dokumentów do rejestru sprzedaży VAT. Wraz z zapisem generowany jest automatycznie dekret do księgi głównej (na podstawie kont określonych przy pozycjach i/lub wybranego schematu księgowego).

Uwaga! Dokumenty na podstawie umów nie generują się automatycznie. W każdym miesiącu należy za pomocą funkcji [Przetwarzanie] wygenerować dokumenty i zapisać do rejestru sprzedaży VAT. System posiada natomiast zabezpieczenie przed wygenerowaniem danego dokumentu dwa razy w miesiącu - na oknie przetwarzanie w kolumnie "Istniejąca faktura" wyświetli się typ i numer dokumentu, zaś system nie pozwoli zapisać go ponownie.

---