Ochrona Danych Osobowych

Opis funkcji systemu związanych z wprowadzeniem RODO – regulacji o ochronie danych osobowych.

Wszystkie funkcje są dostępne w menu Narzędzia / ODO.

Lista funkcji

1. Przegląd kontrahentów.
2. Wydruk karty informacyjnej dla kontrahenta.
3. Wykaz kontrahentów i zmian danych osobowych.
4. Zgody na przetwarzanie danych osobowych.
5. Rejestr udostępniania danych osobowych.
6. Przegląd danych autoryzacji.
7. Anonimizacja kontrahenta.

ad.1. Przegląd kontrahentów.

Standardowy przegląd kontrahentów dostępny również w pozostałych częściach systemu. Pozwala na dostęp do funkcji ODO w kontekście wybranego kontrahenta za pomocą menu [Więcej…]:

Funkcje dostępne z tego poziomu to: Zgody na przetwarzanie danych osobowych, Anonimizacja kontrahenta oraz wydruk karty danych osobowych na życzenie kontrahenta.

ad.2. Wydruk karty informacyjnej dla kontrahenta

Funkcja służy do przygotowania i wydrukowania karty danych osobowych przetwarzanych w systemie na życzenie danego kontrahenta.

W górnej części okna wybieramy kontrahenta ze słownika kontrahentów. W przypadku, gdy funkcja została wywołana z przeglądu kontrahentów, kontrahent jest już wybrany.

W dolnej części okna pokazana jest lista wszystkich przetwarzanych w systemie danych osobowych wybranego kontrahenta. Liczba pól tej listy zależy od wprowadzonych danych.

Przycisk [Drukuj] przygotowuje formularz do drukowania.

ad.3.  Wykaz kontrahentów i zmian danych osobowych.

Wydruk listy kontrahentów przetwarzanych w systemie z opcjonalną podlistą zmian danych osobowych w czasie.

W pierwszym kroku zostaje przygotowana lista kontrahentów do wydruku wg zadanych kryteriów:

Wydruk zawiera kontrahentów z listy oraz ewentualnie zmiany danych osobowych w czasie:

ad.4. Zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Rejestr zgód służy do gromadzenia i zarządzania zgodami na przetwarzanie danych osobowych do wybranych celów.

Dopisywanie zgody odbywa się za pomocą formularza:

Należy wybrać kontrahenta ze słownika kontrahentów oraz rodzaj zgody za słownika zgód:

Data początkowa i końcowa są opcjonalne - ustalenie dat oznacza, że zgoda obowiązuje tylko w zadanym okresie.

Opcjonalnie można wprowadzić notatkę dotyczącą danej zgody.

Obecność zgód dla danego kontrahenta można sprawdzać programowo w filtrach zaawansowanych i pismach za pomocą funkcji RODO_Zgoda – opis w pliku pomocy.

ad.5. Rejestr udostępniania danych osobowych.

Funkcja służy do drukowania rejestru udostępniania danych osobowych. Rejestr tworzony jest poprzez dopisywanie zdarzeń udostępnienia danych na formularzu kontrahenta, na zakładce UDO/Notatki.

W pierwszym kroku przygotowywana jest lista udostępnień z podanego zakresu dat.

Następnie przygotowywany jest wydruk.

ad.6. Przegląd danych autoryzacji.

Przegląd pozwala na analizę dokonanych autoryzacji. Dane o autoryzacji gromadzone są, gdy kontrahent powinien podać dane potwierdzające jego tożsamość podczas połączenia telefonicznego z operatorem. Aby autoryzacja została zarejestrowana, należy skorzystać z opcji „Autoryzacja” w menu [Więcej…] przeglądu kontrahentów. Na formularzu kontrahenta, na zakładce [Dane osobowe] można wypełnić dodatkowe, specjalne wymagania i notatki ws. autoryzacji danego kontrahenta, które wyświetlają się w momencie rejestracji zdarzenia autoryzacji.

Przegląd grupuje zdarzenia autoryzacji wg autoryzujących operatorów lub wg roku i miesiąca w zadanym przedziale dat. Dodatkowo wyliczana jest liczba autoryzacji w danej grupie i statystyka porównawcza z pozostałymi.

Wydruk syntetyczny drukuje jedynie grupy; wydruk analityczny drukuje wszystkie grupy wraz z poszczególnymi zdarzeniami autoryzacji.

ad.7. Anonimizacja kontrahenta.

Kontrahent, który nie posiada w systemie dokumentów finansowych, może zostać na swoje życzenie zanoniminowany.

Funkcja nie pozwoli na anonimizację kontrahenta, który posiada dokumenty finansowe – przyczyny blokady zostaną wyświetlone na ekranie.

W przypadku, gdy anonimizacja jest możliwa, dane kontrahenta zostaną zamazane – część pól przyjmie wartość „xxx<nr>” (gdzie <nr> oznacza identyfikator kontrahenta (numer)), a część zostanie wyczyszczona.

Uwaga! Operacja jest nieodwracalna.