Ochrona Danych Osobowych
Ochrona Danych Osobowych
Opis funkcji systemu związanych z wprowadzeniem RODO – regulacji o ochronie danych osobowych.
Wszystkie funkcje są dostępne w menu Narzędzia / ODO.
Lista funkcji
1. Przegląd kontrahentów.
2. Wydruk karty informacyjnej dla kontrahenta.
3. Wykaz kontrahentów i zmian danych osobowych.
4. Zgody na przetwarzanie danych osobowych.
5. Rejestr udostępniania danych osobowych.
6. Przegląd danych autoryzacji.
7. Anonimizacja kontrahenta.
ad.1. Przegląd kontrahentów.
Standardowy przegląd kontrahentów dostępny również w pozostałych częściach systemu. Pozwala na dostęp do funkcji ODO w kontekście wybranego kontrahenta za pomocą menu [Więcej…]:
Funkcje dostępne z tego poziomu to: Zgody na przetwarzanie danych osobowych, Anonimizacja kontrahenta oraz wydruk karty danych osobowych na życzenie kontrahenta.
ad.2. Wydruk karty informacyjnej dla kontrahenta
Funkcja służy do przygotowania i wydrukowania karty danych osobowych przetwarzanych w systemie na życzenie danego kontrahenta.
W górnej części okna wybieramy kontrahenta ze słownika kontrahentów. W przypadku, gdy funkcja została wywołana z przeglądu kontrahentów, kontrahent jest już wybrany.
W dolnej części okna pokazana jest lista wszystkich przetwarzanych w systemie danych osobowych wybranego kontrahenta. Liczba pól tej listy zależy od wprowadzonych danych.
Przycisk [Drukuj] przygotowuje formularz do drukowania.
ad.3. Wykaz kontrahentów i zmian danych osobowych.
Wydruk listy kontrahentów przetwarzanych w systemie z opcjonalną podlistą zmian danych osobowych w czasie.
W pierwszym kroku zostaje przygotowana lista kontrahentów do wydruku wg zadanych kryteriów:
Wydruk zawiera kontrahentów z listy oraz ewentualnie zmiany danych osobowych w czasie:
ad.4. Zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Rejestr zgód służy do gromadzenia i zarządzania zgodami na przetwarzanie danych osobowych do wybranych celów.
Dopisywanie zgody odbywa się za pomocą formularza:
Należy wybrać kontrahenta ze słownika kontrahentów oraz rodzaj zgody za słownika zgód:
Data początkowa i końcowa są opcjonalne - ustalenie dat oznacza, że zgoda obowiązuje tylko w zadanym okresie.
Opcjonalnie można wprowadzić notatkę dotyczącą danej zgody.
Obecność zgód dla danego kontrahenta można sprawdzać programowo w filtrach zaawansowanych i pismach za pomocą funkcji RODO_Zgoda – opis w pliku pomocy.
ad.5. Rejestr udostępniania danych osobowych.
Funkcja służy do drukowania rejestru udostępniania danych osobowych. Rejestr tworzony jest poprzez dopisywanie zdarzeń udostępnienia danych na formularzu kontrahenta, na zakładce UDO/Notatki.
W pierwszym kroku przygotowywana jest lista udostępnień z podanego zakresu dat.
Następnie przygotowywany jest wydruk.
ad.6. Przegląd danych autoryzacji.
Przegląd pozwala na analizę dokonanych autoryzacji. Dane o autoryzacji gromadzone są, gdy kontrahent powinien podać dane potwierdzające jego tożsamość podczas połączenia telefonicznego z operatorem. Aby autoryzacja została zarejestrowana, należy skorzystać z opcji „Autoryzacja” w menu [Więcej…] przeglądu kontrahentów. Na formularzu kontrahenta, na zakładce [Dane osobowe] można wypełnić dodatkowe, specjalne wymagania i notatki ws. autoryzacji danego kontrahenta, które wyświetlają się w momencie rejestracji zdarzenia autoryzacji.
Przegląd grupuje zdarzenia autoryzacji wg autoryzujących operatorów lub wg roku i miesiąca w zadanym przedziale dat. Dodatkowo wyliczana jest liczba autoryzacji w danej grupie i statystyka porównawcza z pozostałymi.
Wydruk syntetyczny drukuje jedynie grupy; wydruk analityczny drukuje wszystkie grupy wraz z poszczególnymi zdarzeniami autoryzacji.
ad.7. Anonimizacja kontrahenta.
Kontrahent, który nie posiada w systemie dokumentów finansowych, może zostać na swoje życzenie zanoniminowany.
Funkcja nie pozwoli na anonimizację kontrahenta, który posiada dokumenty finansowe – przyczyny blokady zostaną wyświetlone na ekranie.
W przypadku, gdy anonimizacja jest możliwa, dane kontrahenta zostaną zamazane – część pól przyjmie wartość „xxx<nr>” (gdzie <nr> oznacza identyfikator kontrahenta (numer)), a część zostanie wyczyszczona.
Uwaga! Operacja jest nieodwracalna.