FK - Numeracja dokumentów
Zasady i metody ustalania numeracji w księdze głównej


Ustawienia domyślne ustalają numerację w sposób chronologiczny narastająco w skali roku z podziałem na typy dokumentów. Oznacza to że pierwszy dokument w danym typie otrzymuje numer 1 a przy kolejnych dokumentach ustalany jest ostatni najwyższy wystawiony numer i powiększany o 1. Wystawiając dokumenty otrzymujemy np: FV-000001,

FV-000002, FV-000003 ..... . W przypadku skasowania dokumentu o oznaczeniu FV-000002  wystawiając kolejny dokument program wystawi nr  FV-000004 mimo że nr 2 jest wolny, luki w numeracji nie są kontrolowane i muszą być weryfikowane przez użytkownika.

System FK przewiduje również możliwość nadawania numerów w skali miesiąca.

Tego typu numeracja nie jest zalecana przez producenta z uwagi na :


Z analizy przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.), dalej: uor, można wyciągnąć wniosek, że jednostka ma prawo stosować rozłączną numerację w obrębie każdego miesiąca, o ile z polityki rachunkowości wynika, że okresem sprawozdawczym jest miesiąc. Mając jednak na uwadze zakaz pozostawiania w księgach rachunkowych miejsc na późniejsze dopiski lub zmiany należy stwierdzić, iż jednostka powinna stosować numerację ciągłą w danym roku obrotowym. Opinię tego rodzaju prezentuje również Ministerstwo Finansów.


Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym (art. 14 ust. 1 uor).

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

Numeracja zapisów w dzienniku na poziomie poszczególnych miesięcy umożliwiłaby swobodne dodawania dokumentów do poprzedniego miesiąca mimo rozpoczęcia zapisów w kolejnym miesiącu. Przyjęcie tego rodzaju rozwiązania oznacza pozostawienie w księgach rachunkowych miejsca pozwalającego na późniejsze dopiski lub zmiany, co nie pozostaje w zgodzie z wytycznymi art. 23 uor.


Oznacza to, że jednostka powinna stosować numerację łączną w skali danego roku obrotowego.


Wniosek końcowy pozostaje spójny z opinią Departamentu Rachunkowości Finansów Samorządu Terytorialnego Ministerstwa Finansów z 20 kwietnia 2009 r. (DR1/068/119/1/CPM/2009/411), w której stwierdza się, że nadawanie zapisom kolejnych numerów w dzienniku powinno odbywać się kolejno w danym roku obrotowym.


Podstawa prawna:

- art. 14 ust. 1 i ust. 2, art. 23 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).


Użytkownik na własną odpowiedzialność może zmienić domyślny sposób numeracji na numerację miesięczna. Aby to zrobić należy w parametrach znacznik "Numeracja w cyklu miesięcznym" ustawić na TAK



Zmiana parametrów należy przeprowadzić przed wystawieniem dokumentów.

Numery będą nadawane wg wzorca:

styczeń:  FV-010001, FV-010002, FV-010003, FV-010004, ....

luty: FV-020001, FV-020002, FV-020003, FV-020004, ....

...

grudzień: luty: FV-120001, FV-120002, FV-120003, FV-120004, ....


UWAGA ! jeśli przed zmianą parametru były wystawione dokumenty numerowane narastająco bez oznaczenia miesiąca, należy zmienić te numery aby oznaczenia były jednolite i program potrafił ustalić właściwy numer.