Import faktur
FK / Menu / Rejestry / Import faktur

Wprowadzenie

Funkcja służy do importu faktur do rejestru rejestru zakupów i sprzedaży modułu FK.

Importu można dokonać z modułu Czynsze (menu Import faktur/Moduł CZYNSZE), modułu Faktury (menu Import faktur/Moduł FAKTURY/Indywidualny) lub z pliku XML w formacie UniFak (menu Import faktur/UniFak XML).

W zależności od wybranej opcji funkcja działa nieco inaczej.

W przypadku importu z Czynszów: Importowana jest tylko sprzedaż. Na zakładce "2. Paczki" należy wybrać paczki do importu. Dodatkowo można określić przedział dat dot. faktur korygujących ujemnych (data podpisu).

W przypadku importu z Faktur: Po wybraniu opcji w menu określamy jeszcze, czy import dotyczy zakupów czy sprzedaży. Importowane są wszystkie dokumenty z wybranego miesiąca księgowego.

W przypadku importu z pliku UniFak XML: Po wybraniu opcji w menu wybieramy plik xml z danymi do importu.

Ustawienie opcji importu

1. Okres. W tej sekcji wyświetlany jest miesiąc i rok księgowy, do którego będzie wykonany import.

2. Rejestr. W przypadku, gdy firma korzysta z wielu numerów rejestru, w tym miejscu można wybrać ten numer.

3. Zakładki. Typy - określa ustawienia konwersji typów źródłowych na typy dokumentów w rejestrze. Paczki - w przypadku importu z Czynszów pojawia się zakładka umożliwiająca wybranie paczek do importu.

4. Typy - konwersja typów dokumentów źródłowych na typy w rejestrze. Funkcja automatycznie wykrywa dostępne źródłowe typy dokumentów (na bazie paczek możliwych do importu, dokumentów rezydujących w danym miesiącu w module Faktur lub typy dokumentów wykryte w pliku XML). Dla każdego typu źródłowego trzeba określić szereg parametrów. Opis szczegółowy niżej w tekście.

5. Faktury korygujące ujemne. W przypadku importu z Czynszów dodatkowo określamy przedział dat dla podpisu faktur korygujących ujemnych.

6. Rok i miesiąc rozliczeniowy. Określa docelowy rok i miesiąc rozliczeniowy dokumentów.

7. Filtr zaawansowany. Pozwala filtrować dokumenty za pomocą wyrażenia w j.Clarion.

8. Przygotuj. Uruchamia procedurę przygotowania dokumentów do importu.

Konwersja typów dokumentów

Dla każdego typu źródłowego trzeba określić, co ma się z nim wydarzyć. Po wybraniu typu na liście i kliknięciu [Popraw] wyświetlone zostaje okno ustawień wybranego typu:

1. Typ źródłowy. Zawiera informację o wybranym typie źródłowym (z Czynszów, Faktur lub XML).

2. Typ docelowy. W tym miejscu należy wybrać typ dokumentu rejestru w jakim zostanie zapisany importowany dokument. Opcja "Nadaj nowe numery faktur" ignoruje numerację źródłową i nadaje automatycznie nowe, kolejne numery. W przypadku, gdy typu brakuje na liście, można go dopisać w słowniku typów rejestrów (5).

3. Kategorie importu. "Importuj" odnosi się do całego zakresu i pozwala szybko włączyć lub wyłączyć cały import danego typu źródłowego. Poszczególne opcje "dokumenty podstawowe", "korekty dodatnie" i "korekty ujemne" pozwalają na szczegółowe ustalenie rodzaju importowanych dokumentów.

4. Ustawienia towarzyszące.
       Zbiorczy dokument wewnętrzny - oznacza import wszystkich dokumentów tego typu źródłowego jako jeden dokument zbiorczy w rejestrze.

       Grupuj pozycje - agreguje pozycje wg cech wspólnych.
       Dekretuj - uaktywnia automatyczny dekret do księgi głównej FK. Włącza zakładkę "Schematy"

       Utwórz rozrachunki - uaktywnia automatyczne tworzenie rozrachunków na bazie powstałych faktur.
       Schematy - pozwala na wybór schematów wykonywanych podczas dekretowania dokumentów.

5. Słownik typów rejestrów. Otwiera słownik typów rejestrów do edycji/dopisywania typów dokumentów docelowych.

Weryfikacja i zapis

Po wybraniu opcji [Przygotuj] dokumenty zostają wczytane i przygotowane do zapisu:

Lista przedstawia poglądowo importowane dokumenty. Pierwsza kolumna od lewej strony ("Imp.") określa, czy dany dokument będzie zaimportowany. Można manualnie określić dokumenty do importu / pominięcia zaznaczając odpowiednio na liście lub za pomocą przycisków [Zaznacz wszystkie] i [Odznacz wszystkie].

Pod listą znajduje się podsumowanie zaznaczonych dokumentów (liczba i kwota).

Po wybraniu i zweryfikowaniu listy należy wybrać opcję [Zapisz], aby zaimportować dokumenty do rejestru.

Pomyślny import kończy się komunikatem:

Następnie funkcja wraca do początkowego ekranu. W przypadku, gdy import realizowany jest seriami, pozwala to na kontynuację importu dla kolejnej serii (zestawu typów lub paczek). Jeżeli wszystkie żądane dokumenty są już zaimportowane, należy wybrać przycisk [Anuluj].

---