Czynsze - Adresy korespondencyjne
Opis zmian począwszy od wersji 12.11.05.0.

Wstęp

W wersji 12.11.05.0 wprowadzono adresy korespondencyjne kontrahentów i kart czynszowych. Rozszerzenie umożliwia ujednolicone przechowywanie adresów korespondencyjnych w formie przeznaczonej do adresowania pism, kopert itp. jak również adresów e-mail z przeznaczeniem wysyłania korespondencji drogą elektroniczną.

Dokument zawiera opis funkcjonowania rozszerzenia oraz informacje o drodze migracji z poprzednich wersji systemu.

Stan sprzed zmian

Do tej pory adresy korespondencyjne kontrahentów posiadały własne pola na formularzu kontrahenta. Karty czynszowe nie posiadały adresów korespondencyjnych w ogóle i korespondencja była wysyłana na adres korespondencyjny wybranego kontrahenta lub na adres zasobu skojarzonego z kartą.

Taki układ uniemożliwiał zarówno śledzenie zmian adresów w czasie jak i indywidualne ustawienia umów wysyłania korespondencji np. dla lokali użytkowych lub garaży.

Nowa metoda umożliwi również wysyłanie jednej korespondencji do wielu odbiorców jednocześnie poprzez ustawienie wielu adresów korespondencyjnych obowiązujących w tym samym czasie.

Migracja z poprzednich wersji

Podczas aktualizacji system samoczynnie przenosi poprzednie dane o adresach korespondencyjnych do nowego podsystemu.

Adresy korespondencyjne kontrahentów przechodzą bezpośrednio z pól kontrahentów. Adresy e-mail analogicznie.

W przypadku kart czynszowych adres korespondencyjny zakładany jest w przypadku, gdy karta ma zdefiniowanego odbiorcę.

Eksploatacja

Ogólne – przegląd kontrahentów – adresy kontrahenta

Dostęp do adresów korespondencyjnych kontrahenta odbywa się poprzez formularz edycji kontrahenta:

Kontrahenci – Popraw

Pola adresu korespondencyjnego z poprzednich wersji zamieniono na podgląd domyślnego adresu korespondencyjnego oraz adresu e-mail. Edycja adresów wywoływana jest za pomocą przycisku [Zmień adresy].

Okno edycji adresów kontrahenta:

Centralną część okna zajmuje lista adresów. Zakładki na górze pozwalają za zmianę kontekstu (kontrahent lub karta czynszowa), zaś zakładki z prawej strony pozwalają na podgląd aktualnych lub historycznych (nie aktualnych) adresów. Standardowy zestaw przycisków Dopisz/Popraw/Usuń i Podgląd służą do edycji adresów. [Wydruk] pozwala wydrukować bieżący widok.

Edycja adresu odbywa się za pomocą formularza:

Górna sekcja okna opisuje kontekst wystąpienia adresu – kontrahent i ew. karta czynszowa.

Poniżej wybieramy typ adresu – korespondencja lub e-mail – oraz datę początkową obowiązywania adresu. Pole „okres do” pozwala deaktywować adres wraz z zadaną datą.

Pole „doręczyciel” pozwala pogrupować adresy wg podmiotu doręczającego przesyłki, np. pracownik, Poczta Polska, kurier etc… Przydatne jest to szczególnie podczas drukowania list nadawczych.

Na adres przeznaczone są 4 pola o długości do 200 znaków. Treść pól jest dowolna, jednak sugerowanym układem jest nazwa adresata w linii pierwszej, zaś ulica, kod i miejscowość w drugiej i trzeciej linii, ew. dopisek w czwartej.

Dodatkowe właściwości adresu stanowią przełączniki:

- Płatne – oznacza korespondencję płatną. Wykorzystywane przez funkcje tworzące paczki kosztów przesyłki.

- Zgoda na korespondencję seryjną – oznacza przede wszystkim, że adres ma zostać wykorzystany przy adresowaniu pism.

- Zgoda na korespondencję informacyjno-reklamową – analogicznie w odniesieniu do korespondencji marketingowej.

Ostatnim polem do opcjonalnego uzupełnienia są notatki operatora.

Poniżej wyrysowano mapę tłumaczącą elementy listy na elementy formularza:

Czynsze – Karty czynszowe – adresy korespondencyjne kart

Analogicznie obsługuje się adresy korespondencyjne kart czynszowych. Z poziomu formularza karty dostępny jest przycisk [Adresy]:

Widok z poziomu pojedynczej karty czynszowej różni się od widoku z poziomu kontrahenta liczbą zakładek w górnej części okna. Od strony kontrahenta widoczna jest jedna zakładka zawierająca adresy korespondencyjne kontrahenta oraz skojarzonych z nim kart czynszowych. Od strony pojedynczej karty czynszowej dochodzi dodatkowa zakładka z listą adresów przypisanych tylko do tej wybranej karty.

Pisma i generator raportów – makra i funkcja

Zarówno w generatorze raportów jak i w pismach dostępne są makra i funkcje umożliwiające używanie adresów korespondencyjnych.

Poprzednie funkcje i makra dot. adresu korespondencyjnego zostały zmodyfikowane tak, aby korzystać z danych w nowej formie, toteż dotychczasowe pisma i raporty będą wymagały najwyżej drobnej zmiany lub wcale nie muszą być aktualizowane.

Nowe makra w pismach:

Nowa funkcja (pisma i raporty):

Adres:Funkcja( ID_Kontrahenta, ID_Tabeli, ID_Rekordu, Data, Parametry)

Opis parametrów funkcji:

Uwagi:

W przypadku, gdy pytamy o adres korespondencyjny kontrahenta bez parametru CZYSTE, jeżeli nie określono adresu korespondencyjnego, pobierany jest adres siedziby kth (domyślny z rekordu kontrahenta).

W przypadku, gdy pytamy o adres korespondencyjny karty czynszowej bez parametru CZYSTE, jeżeli nie określono adresu korespondencyjnego karty, najpierw sprawdzany jest adres korespondencyjny kontrahenta i jeżeli również nie został określony, pobierany jest adres zasobu.

Przykłady:

Adres:Funkcja(KTH:ID_KTH,0,0,GLO:DataAkt,’1|TYP=0|CZYSTE|SERYJNE’)
- Adres korespondencyjny kontrahenta na aktualną datę systemową, bez domyślnych, tylko seryjne.

Adres:Funkcja(0,15,KAR:ID_KART,DATE(1,1,2010),’TYP=1’)
- Adres e-mail karty czynszowej aktualny na dzień 1 stycznia 2010.

Czynsze – faktury

Faktury w module Czynsze korzystają z wielu adresów kth/karty. Każda faktura drukowana jest tyle razy, ile adresów korespondencyjnych przypisanych jest do karty czynszowej.

W przypadku, gdy karta nie posiada zdefiniowanego adresu korespondencyjnego, pobierany jest adres korespondencyjny kontrahenta.

Jeżeli nie zdefiniowano adresu korespondencyjnego kontrahenta, pobierany jest adres zasobu przypisanego do karty.

Wydruki

Wykaz adresów kontrahenta/karty

Wydruk dostępny z poziomu formularza karty czynszowej lub kontrahenta na oknie adresów. Zawiera podstawowe informacje z aktywnego widoku adresów.

Wykaz adresów kart czynszowych

Czynsze – Wydruki – Wykazy – Wykazy B – Wykaz adresów korespondencyjnych kart.

Zakres danych jest określany listą obiektów.

Ustawienia:

Data – data, na którą wykaz ma być aktualny.

Doręczyciele – filtr wg doręczycieli.

Typy kart – filtr wg typów kart czynszowych.

Adres korespondencyjny:

Jest dla karty – drukuje, jeżeli określono adres korespondencyjny karty czynszowej.

Jest dla kth – drukuje, gdy określony dla kth, ale nie dla karty.

Brak – drukuje, gdy nie określono adresu korespondencyjnego ani karty ani kontrahenta.

Typy:

Korespondencyjny – drukuj adresy korespondencyjne,

E-mail – drukuj e-maile.

Opcje:

Drukuj wszystkie adresy kontrahenta/karty - gdy wyłaczone, drukuje tylko adres domyślny. Gdy włączone – drukuje pełną listę aktywnych adresów.

Zaawansowane – typowy filtr zaawansowany.

Lista nadawcza

Czynsze – Wydruki – Wykazy – Wykazy B – Lista nadawcza.

Pozwala wydrukować listę nadawczą pod kątem wysyłki korespondencji na poczcie.

Ustawienia wydruku listy nadawczej są podobne do tych z wykazu adresów.

Zakres wydruku ustawia się z dokładnością do pojedynczych kart czynszowych.

Dodatkowo ustawić można wartości pól listy nadawczej: Kwota zadeklarowanej wartości, Masa, Opłata i Pobranie. Pola są odpowiednio sumowane na wydruku.

Nadawca pobierany jest z danych adresowych aktywnej administracji.

Scenariusze

Nowy kth, nowa karta – nowy adres korespondencyjny

W przypadku nowego kontrahenta adres korespondencyjny należy dodawać tylko w przypadku, gdy jest on różny od adresu siedziby kontrahenta.

W przypadku nowej karty czynszowej wprowadzenie adresu korespondencyjnego zależy od tego, czy kontrahent z karty posiada adres korespondencyjny i czy jest on zgodny z adresem korespondencji karty czynszowej. W przypadku, gdy kontrahent nie ma zdefiniowanego adresu korespondencyjnego, domyślnym adresem karty czynszowej jest adres zasobu. W tej sytuacji adres korespondencyjny wypełniamy, jeżeli jest różny od adresu zasobu (np. w przypadku garażu). Jeżeli kontrahent ma zdefiniowany adres korespondencyjny, to adres na karcie wypełniamy, jeżeli jest inny.

Zmiana adresu korespondencyjnego

Zazwyczaj, gdy kontrahent zmienia miejsce pobytu, nie tylko podaje nowy adres do korespondencji, lecz również nie życzy sobie, aby korespondencja była wysyłana na stary adres. W takiej sytuacji oprócz utworzenia nowego adresu korespondencyjnego, należy również wymedytować stary i ustawić datę końcową okresu obowiązywania tego adresu:

Jedna karta, wielu odbiorców faktury

W przypadku, gdy kontrahent chce otrzymywać faktury czynszowe na kilka adresów (np. swój adres korespondencyjny oraz adres biura usług finansowych, które obsługuje mu finanse lokalu) wystarczy drugi (i kolejne) adres dopisać do listy adresów korespondencyjnych karty czynszowej. Podczas wydruku faktur czynszowych dla każdego adresu zostanie wydrukowana kopia faktury.

---